8.1. Dokumenty obecně
Dokumenty obecně
Systém umožňuje základní dva způsoby přístupu k dokumentům Atollonu. První volbou je webový přístup, případně přístup pomocí Windows klienta. Touto cestou je možné dokumenty do systému nahrávat a z něho stahovat, přičemž při čtení dokumentu je dočasně zpřístupněn soubor přímým přístupem k dokumentu. V závislosti na typu souboru je možné dokument číst i po částech (tzv. streaming souboru), což je výhodné zejména při čtení velkých souborů (textu, hudby nebo videa). V případě nahrávání souborů systém samozřejmě vždy nahrává celý soubor do úložiště systému.
Dokumenty jsou touto formou dostupné odkudkoli, kde je možné se přihlásit k webové aplikaci.
Atollon též poskytuje nástroj Atollon Virtual Drive, který umožňuje sdílet soubory prostřednictvím lokální sítě, případně prostřednictvím zabezpečeného internetového připojení na internetu. Uživatel v tomto případě nepozná rozdíl mezi běžným přístupem ke sdíleným složkám na lokální síti, se soubory se pracuje přirozeně a je možné s nimi pracovat pomocí libovolné lokálně instalované aplikace (např. Total Commander, Internet Explorer, MS Word, MS Excel, veškeré grafické programy, apod.).
Podporované typy dokumentů
Systém Atollonu podporuje libovolné typy dokumentů pro účely úschovy i editace.
Práce s dokumenty
Rychlé vyhledávání v obsahu dokumentů
Systém umožňuje vyhledávat dokumenty i v jejich obsahu. To zajišťuje indexováním obsahu známých typů souborů v databázi systému. Základními podporovanými formáty jsou běžné textové dokumenty, např. doc, html, xls, rtf nebo pdf. Tímto způsobem jsou rozpoznávány i přílohy e-mailů, ve kterých lze tedy vyhledávat taktéž.
Práva k dokumentům
Po nahrání dokumentu do systému dokument přebírá (dědí) práva složky (projektu, aktivity), do které byl nahrán. Pokud tedy např. uživatel nemá práva na zobrazení projektu, nemá ani práva na zobrazení dokumentů, které jsou na projektu uloženy. Práva jsou přirozeně aplikována v celém systému, tedy i při vyhledávání v obsahu dokumentů je možné vyhledávat pouze v dokumentech, na které má uživatel přístup.
Systém umožňuje spravovat přístupová oprávnění individuálně, až na úroveň jednotlivého dokumentu. Uživatel může tedy po nahrání souboru upravit seznam uživatelů, kteří smí daný dokument zobrazit, editovat ho, mazat, apod.
Popis a kategorizace dokumentů
Dokumenty lze v systému popisovat, případně kategorizovat pomocí několika volitelných kritérií, např. typ, kategorie nebo lokace. Jsou to uživatelsky definované číselníky ve stromové struktuře, nastavitelné pomocí Windows klienta.
Verzování dokumentů
V případě využití Atollon Virtual Drive se dokumenty verzují automaticky po každé úpravě vybraných typů dokumentů. Např. při změně textu v dokumentu MS Word se vytvoří nová verze dokumentu. V případě webové aplikace je možné verzování dokumentů nastavit individuálně.
Mazání dokumentů
Před úplným vymazáním dokumentu ze systému se dokument dostává do "koše". K úplnému vymazání ze systému dochází až po "vysypání koše". Z koše je též možné dokument do původní lokace obnovit. Přistup ke koši dokumentů je k dispozici prozatím pouze z rozhraním Windows.
Nahrávání dokumentů
Vložení dokumentu pomocí webové aplikace
Dokument je možné jednotlivě nahrát na projekt nebo složku Průzkumníku. Jednoduše zobrazte složku nebo projekt a na záložce Dokumenty stiskněte tlačítko Nahrát. Zobrazí se dialogové okno pro výběr dokumentu k nahrání do systému. Dokument bude prostřednictvím webu nahrán na kartu vybraného projektu nebo složky. V průběhu nahrávání dokumentu dochází k jeho indexaci (tedy rozpoznání a přečtení pro účely rychlého vyhledávání v obsahu).