Integrace na ERP

Uživatelská dokumentace k integracím.

ABRA FlexiBee vs Atollon pro uživatele

Integrace systémů Atollon a ABRA Flexi probíhá ve dvou fázích:

  1. Úvodní úplná synchronizace - doplní se číselníky na obou stranách systémů
  2. Průběžná "PUSH" synchronizace vybraných agend (produkty, a servisní aktivity - výdejky)

V průběhu úplné synchronizace je nutné vypnout PUSH synchronizaci. O to se stará nástroj Atollonu (před spuštěním PUSH synchronizace se vypnou registrované hooky na straně ABRA Flexi).

V průběhu full sync není vhodné pracovat s agendami, které jsou v rámci full sync řešeny. Proto ideálně naplánujte spuštění synchronizace mimo pracovní dobu. Pozor též na délku trvání - velké databáze se mohou "full" synchronizovat mnoho hodin.

Spuštění full sync je možné také pomocí Timer Services naplánovat na víkend...

Úvodní úplná synchronizace

Úvodní synchronizace mezi Atollon a ABRA Flexi řeší zejména úplnou synchronizaci databáze produktů.

Před nastartováním plné synchronizace je potřeba ověřit, že jsou zapnuté v ABRA Flexi Changes API. Navštivte v ABRA Flexi následující stránku po zadání URL systému:

/c/{firma}/changes/control

Podrobný návod pro prvotní nastavení je popsán v návodu: ABRA FlexiBee - první kroky

Plnou synchronizaci je možné se znalostmi session a server (dodá konzultant Atollonu) spustit jednorázově na URL:

https://INSTANCE.atollon.com/crab/flexibee_sync/

abra-flexi-fullsync.png

Úspěšné dokončení úplné synchronizace

Jakmile se synchronizace dokončí, uživatel, který spustil synchronizaci, se to dozví formou interní zprávy.

abra-flexi-fullsync-completed.png

Průběžná "PUSH" synchronizace

Atollon a ABRA Flexi jsou propojeny v reálném čase. Záznam založený nebo modifikovaný v jednom systému se do pár vteřin promítne i v druhém systému. Změny se nejprve ukládají do fronty pro zápis a až následně zapisují do druhého systému. Tím se zabezpečuje konzistence synchronizace i při výpadku jednoho ze systémů.

Založení a modifikace produktů

Založení produktu v Atollonu

Založení produktu na straně Atollonu nebo ABRA Flexi probíhá v reálném čase. Jakmile uživatel založí produkt do Atollonu, promítne se založení do ABRA Flexi a naopak. Úpravy taktéž probíhají v reálném čase. Pokud např. doplníte výchozí ceny produktu do Atollonu, nastaví se v ABRA Flexi.

ABRA Flexi bohužel nepodporuje výchozí ceny v jiné než domácí měně, tedy pokud se v Atollonu nastaví výchozí cena produktu v cizí měně, do ABRA Flexi se tato cena nemůže propsat jako výchozí. Propisují se pouze ceny uvedené v CZK.

Pozor, ABRA Flexi používá Ref. č. produktu jako jeden z možných identifikátorů a není tedy možné jedno číslo použít 2x (oproti tomu Atollon kontroluje duplicitu pouze v kombinaci název + ref. č., které může být použito stejné vícekrát).

abra-flexi-sync-newproduct.png

Nově založený produkt v ABRA Flexi

abra-flexi-sync-newproduct-detail-fb.png

Podobně jako založení produktu a propsání změn do ABRA Flexi funguje i aktualizace produktu. Databáze jsou propojené obousměrně.

Synchronizace servisních aktivit

Založení servisní aktivity

Atollon umožňuje synchronizaci nově založených servisních aktivit ve formě Výdejky v ABRA Flexi. Účelem synchronizace je postihnout workflow, které servisním technikům naskladňuje materiál na zakázku, kterou chtějí v rámci realizace servisních aktivit zákazníkovi odevzdat. Počítá se s tím, že si servisní technik ze skladu odebere větší množství materiálu a náhradních dílů, než ve výsledku spotřebuje. Rozdíl se zpět do ABRA Flexi vrátí ve formě rozdílové výdejky.

abra-flexi-sync-newactivity.png

Založení výdejky v ABRA Flexi

Po založení nové servisní aktivity v Atollonu se v ABRA Flexi do pár sekund založí nová výdejka.

abra-flexi-sync-newactivity-detail-fb.png

Pozn.: Pokud chcete umožnit zakládat do výdejky položky z Atollonu, ABRA Flexi standardně umožňuje do výdejky zadat pouze zboží dostupné na skladě. Pokus o zadání položky, který by způsobil mínusový zůstatek na skladě selže. V nastavení organizace v ABRA Flexi je však možné toto povolit. Viz scr.:

flexi-sklad-povoleni-minus.png

Doplnění náhradních dílů a materiálu v ABRA Flexi

Nyní je úkolem skladníka, aby servisnímu technikovi vyskladnil požadované náhradní díly a materiál. Skladník upraví položky výdejky a tato změna se opět okamžitě projeví v Atollonu.

Úprava výdejky v ABRA Flexi

Skladník dohledá výdejku odpovídající číslu (Ref. ID) servisní aktivity v Atollonu a doplní vyskladňované náhradní díly nebo materiál.

abra-flexi-sync-activity-flexi-update.png

Změna se projeví v Atollonu

Servisní technik získá automaticky do servisní aktivity přehled vydaného materiálu. Po dokončení servisního zásahu upraví spotřebované množství, případně doplní jiné náhradní díly a materiál, které doposud na aktivitě nebyly.

abra-flexi-sync-activity-atollon-update.png

Schválení servisní aktivity v Atollonu

Manažer servisu schválí položky servisní aktivity - podklady k fakturaci

Atollon umožňuje schválit a uzavřít servisní aktivitu pouze pokud manažer servisu odkontroloval nastavení všech položek v záložce "Vyúčtování" na servisní aktivitě. Je nutné změnit stav minimálně ze stavu Nevyřízeno na Ke schválení / případně Schváleno a fakturováno.

abra-flexi-sync-activity-atollon-update-pre-approve.png

Následně je možné servisní aktivitu schválit

abra-flexi-sync-activity-atollon-update-approve.png

Přenos rozdílů do ABRA Flexi

Výsledky změn se projeví v ABRA Flexi

V ABRA Flexi se automaticky upraví původní výdejka a nastaví na úroveň reálného čerpání náhradních dílů a materiálu dle Atollonu.

abra-flexi-sync-activity-atollon-flexi-diff.png

Původní výdejka je v ABRA Flexi upravena

abra-flexi-sync-activity-atollon-flexi-diff-2.png

Nově vytvořená "DIFF" výdejka je doplněna o zbytek odebraných ND a materiálu

abra-flexi-sync-activity-atollon-flexi-diff-3.png

 

 

 

 

ABRA FlexiBee - první kroky

Dokument popisuje kroky, které jsou na straně zákazníka nezbytné pro úspěšné propojení Atollonu s účetním systémem ABRA FlexiBee.

 

1. Vytvoření kopie databáze ABRA FlexiBee pro testování konfigurace propojení.

https://podpora.flexibee.eu/cs/articles/4536234-zaloha-firmy

 

2. Založení nového uživatele pro synchronizaci ERP Bridge.

Uživatel by měl mít plná práva pro čtení a zápis do testovací i ostré databáze a povolen přístup přes webové rozhraní i REST API.
https://podpora.flexibee.eu/cs/articles/3638592-jak-pracovat-s-uzivateli-v-softwaru-abra-flexi

 

3. Musí být zapnuto Changes API (sledování změn).

Zjištění stavu a zapnutí / vypnutí lze provést nejsnáze ve webovém rozhraní na adrese: /c/{firma}/changes/control
https://podpora.flexibee.eu/cs/articles/4744362-changes-api

 

4. Web Hooks musí být povoleny v konfiguračním souboru ABRA FlexiBee Serveru flexibee-server.xml:

<entry key="enableHooks">true</entry>

Umístění adresářů s flexibee-server.xml: https://podpora.flexibee.eu/cs/articles/4711002-umisteni-adresaru

 

Konfigurace ATOLLONu

Pro import objednávek je potřeba mít nakonfigurovanou kategorii projektu (obchodního případu): com.atollon.erpbridge.projectcategory.deal

 

Nastavení synchronizace - IS Pohoda

Obsah

  1. Účel ERP Bridge Proxy

  2. Systémové požadavky a předpoklady

  3. Stažení a instalace Proxy

  4. Konfigurace Proxy
  5. Spuštění / restart Proxy

  6. Registrace instance ERP ve webovém uživatelském rozhraní

  7. Spuštění první synchronizace

  8. Údržba a aktualizace

  9. Řešení problémů

  10. Příloha A - Výchozí umístění souborů.

// Pozn.: dočasné řešení pro připojení k ERP Bridge serveru na microservices vyžaduje zavedení záznamu do c:\Windows\System32\drivers\etc\hosts

89.187.158.194 $INSTANCE.atollon.com

kde $INSTANCE je název instance Atollonu, např. firma.atollon.com

Účel ERP Bridge Proxy

Atollon ERP Bridge Proxy je lehká aplikace pro Windows, která zajišťuje bezpečnou obousměrnou komunikaci mezi synchronizačním serverem Atollon ERP Bridge systému Atollon a lokálním on‑premise ERP systémem (např. Pohoda, Pohoda E1, Helios Inuvio, Byznys CG, Money S3 aj.).
Komunikace probíhá přes protokol WebSocket/HTTPS na portu 443, takže není nutné otvírat příchozí pravidla firewallu – postačí pouze odchozí provoz HTTPS.

Běžící aplikaci Atollon ERP Bridge Proxy najdete v systémové tray ikonce MS Windows:

erpbridge-proxy.png

Systémové požadavky a předpoklady

Komponenta Požadavek
Operační systém Windows 10 (64‑bit) nebo novější / Windows Server 2016 nebo novější
Oprávnění Lokální administrátor pro instalaci a počáteční konfiguraci
Síť Odchozí přístup na *.atollon.com přes TCP 443
ERP klient Již nainstalovaná podporovaná ERP aplikace (Pohoda, Helios Inuvio, …)
Přístupové údaje Přihlášení do webové správy ERP Bridge (obvykle admin nebo root)

Tip pro pilotní testování
Pokud chcete ověřit chod řešení v izolovaném testovacím prostředí, nejprve nainstalujte pracovní stanici s přístupem uživatele do systému pouze na testovací databázi. Ze zkušeností je tento přístup více než opatrný. V prvním kole synchronizace "full sync" (Restart) se přenáší data zejména z IS Pohoda do Atollonu:

  1. Účtová osnova
  2. Číselné řady
  3. Střediska, Činnosti, Zakázky
  4. Kontakty (podle příznaku v IS Pohoda potom vytváří v Atollonu složku Zákazníci nebo Dodavatelé
  5. Produkty
  6. Pokud je to konfigurované, přenáší se do Atollonu i historické objednávky a faktury

Při běžné synchronizaci se přenáší schválené doklady - objednávky, faktury (přijaté i vydané).

Stažení a instalace Proxy

  1. Otevřete prohlížeč a přejděte na: https://vaseinstance.atollon.com/ui/erpbridge/ (kde místo "vaseinstance" zadejte název instance vaší firmy).
    Přihlaste se údaji poskytnutými konzultantem Atollonu.

  2. V levém panelu zvolte ERP Bridge Proxy Download.
    Stáhne se instalační soubor (EXE/MSI, ≈ 40 MB).

  3. Spusťte instalátor jako správce a dokončete průvodce.
    Restart Windows obvykle není nutný, ale proved’te jej, pokud k němu instalátor vyzve. Je vhodné ověřit, že po restartu OS se ERP Bridge Proxy automaticky nastartuje.

erpbridge-proxy-download.png

Výsledek: Tři odkazy na aplikace jsou vytvořené ve Start Menu  › Programy › Atollon ERP Bridge Proxy:
• ERPBridge – nastartuje synchronizační službu
• Configuration – otevře Proxy editor konfigurace
• Uninstall Atollon ERP Bridge Proxy - odinstaluje synchronizátor

Konfigurace Proxy

  1. Otevřete zástupce Configuration. Zobrazí se dialog Instance Configuration (viz Obrázek 1).

    1. Figure 1 – Configuration app shortcut

      image.png

  2. Vyplňte následující pole:

    Pole Hodnota
    Instance wss://<název-instance>.atollon.com (např. wss://chytrafirma.atollon.com)

  3. V poli Key se objeví vygenerovaný GUID.


    Okno Instance Configuration

     

    erpbridge-confg.png

     

  4. Stiskněte Save – tento krok nevynechávejte!

    Nastavení se uloží do C:\Program Files (x86)\Atollon ERP Bridge Proxy\program\application.yml.

Spuštění služby Proxy

  1. Spusťte ERPBridge ze Start menu (nebo jej později zaregistrujte jako službu – viz kapitola Údržba).

  2. Ve Správci úloh › Procesy na pozadí ověřte, že běží ERPBridge a že se neobjevila výstraha firewallu.

image.png

Registrace ERP Bridge instance ve webovém rozhraní

  1. Ve Web UI http://<vaseinstance>.atollon.com/ui/erpbridge klikněte na Add New. Zobrazí se formulář Add New Instance.

  2. V poli Instance Type zvolte svůj ERP (např. Pohoda).

  3. Nastavte Frequency – pro testování doporučujeme každých 5 minut (lze změnit později).

  4. Vyberte Atollon Instance (tenant) ze seznamu.

  5. Zadejte Instance Name (např. Pohoda‑Office).

  6. Vložte Client Key vygenerovaný v ERP Bridge Proxy výše.

  7. Doplňte ERP‑specifické cesty a přístupové údaje:

    • Cesta k Pohoda.exe – např. C:\Program Files (x86)\STORMWARE\POHODA\Pohoda.exe

    • XML folder – např. C:\ProgramData\STORMWARE\POHODA01\Data\ (ponechte zpětné lomítko na konci cesty)

    • Database files folder – stejné nebo vlastní umístění dat

    • Uživatelské jméno/heslo Pohoda – účet s právy XML Import

    • ICO – IČO společnosti (jen pro Pohodu)

    • V případě varianty Pohoda E1 - cesta k MS SQL pro případ, že je MS SQL na stejném stroji nebo ve vnitřní síti: SERVER-POHODA-N\POHODA;trustServerCertificate=true
      • Zkontrolujte, že je MS SQL dostupné na TCP/IP portu 1434

  8. Zkontrolujte zaškrtávací pole (Product sync, Contact sync, Import invoices, …) a aktivujte požadované funkce.

  9. Klikněte na Confirm.

Příklad nastavení IS Pohoda (lokální databáze)

pohoda-local-setup-1.pngpohoda-local-setup-2.png


Příklad nastavení IS Pohoda E1 (MS SQL)

pohoda-e1-setup-1.pngpohoda-e1-setup-2.png

První spuštění synchronizace

  1. Označte řádek instance a zvolte ⋯ Action › Restart

  2. Sledujte ukazatele Last Synchronisation a Failed instances.
    • Zelená = úspěch, • Červená = chyba (viz Odstraňování problémů).

  3. Ověřte, že se data (např. kontakty, produkty) zobrazila ve vašem ERP. První synchronizace tisíců záznamů může trvat půl hodiny, první nicméně uvidíte přírůstky v kontaktech.

Konfigurace v Atollonu po první synchronizaci

  1. Při první synchronizaci se z IS Pohoda natáhne účtová osnova a číselné řady. V případě číselných řad (Faktury vydané, Faktury přijaté, Objednávky, apod.) je nutné před jejich použitím v Atollonu nastavit výchozí finanční účty. Tyto slouží k přednastavení zaúčtování přenášených transakcí. Cílem je nastavit systém tak, aby se přenášené doklady již nemusely v IS Pohoda upravovat ručně.
    1. Nastavení výchozích účtů pro číselné řady / deníky najdete v návodu na nastavení deníků.
    2. Nastavení výchozích účtů pro produkty (služby) najdete v návodu na vytvoření nových produktů.

Pravidelná synchronizace

ERP Bridge instance umožňuje nastavit frekvenci synchronizace (počet minut). Doporučujeme nastavit 5 - 15 minut. V průběhu pravidelné synchronizace se přenáší pouze parciální změny - kontrolují se zejména schválené doklady - objednávky a faktury přijaté nebo vydané, které se přenesou z Atollonu do Pohody, případně pokud je to nastaveno se přenesou objednávky a faktury z Pohody do Atollonu.

Údržba a aktualizace

Úkon Doporučení
Vždy přihlášený uživatel Na PC / serveru, kde běží Atollon ERP Bridge Proxy je potřeba, aby byl trvale přihlášen uživatel, pod kterým byla služba instalována. IS Pohoda neumožňuje headless provoz.
Aktualizace Proxy Stáhněte novou verzi instalátoru a spusťte ji; soubor application.yml zůstane zachován.
Log soubory %PROGRAMDATA%\Atollon\ERPBridge\logs\*.log – rotujte měsíčně.
Zálohy databáze Použijte nativní postup vašeho ERP (Pohoda, Helios, …). Bridge sám o sobě data neukládá.

Odstraňování problémů

Projev Možná příčina Řešení
„Instance unreachable“ Proxy neběží Restartujte službu Atollon ERP Bridge Proxy.
Synchronizace končí HTTP 403 Neplatný client key Vygenerujte nový key v Configuration, zadejte jej do Web UI a uložte.
Data se neimportují Chybná cesta XML/dat Zkontrolujte cesty ve formuláři Add New Instance.

Výchozí umístění souborů

Soubor / Složka Výchozí cesta
Spustitelné soubory C:\Program Files (x86)\Atollon ERP Bridge Proxy\program\
Konfigurační soubor application.yml (stejná složka jako výše)
Logy %PROGRAMDATA%\Atollon\ERPBridge\logs\
Zástupci Start menu %PROGRAMDATA%\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\Atollon ERP Bridge Proxy\